AIPARK – Associazione Italiana Operatori Sosta e Mobilità (di seguito anche “Associazione” o “AIPARK”) Le rende noto che il trattamento dei Suoi dati personali, raccolti tramite il sito internet (“Sito”) o comunque mediante il presente modulo di registrazione (“Modulo”) o nel contesto dell’evento, avviene in ossequio alla Normativa Privacy applicabile.
1. Titolare del Trattamento
Il Titolare del trattamento è AIPARK – Associazione Italiana Operatori Sosta e Mobilità (“Titolare”), con sede legale in viale Ungheria, 84, 00039 Zagarolo (RM), Tel.: +39 – 06-95.76.245; Fax: +39-06-95.24.198; e-mail: info@aipark.org; e-mail Segreteria: segreteria@aipark.org.
2. Quali dati trattiamo
Con il Suo consenso, vengono trattati i Dati personali da Lei direttamente forniti. Questi Dati comprendono, in particolare, nome e cognome, recapiti (telefoni, email, fax), città di provenienza, organizzazione di appartenenza, qualifiche professionali e ruolo ricoperto nell’organizzazione di appartenenza, aree di interessi, i dettagli dell’evento cui desidera iscriversi, la sua immagine e la sua voce eventualmente riprese durante l’evento, i suoi interventi e contributi resi durante l’evento, il contenuto di Sue eventuali segnalazioni o comunicazioni nonché i Dati che il Titolare può acquisire, anche presso terzi, nel corso della propria attività (“Dati”).
Per permetterci di iscriverla all’evento e consentire la Sua partecipazione è necessario che Lei acconsenta al trattamento dei Dati inseriti e fornisca almeno le informazioni contrassegnate col simbolo asterisco (*). In mancanza dei Dati obbligatori o del consenso, non saremo in condizione di procedere con la Sua iscrizione all’evento.
Al contrario, le informazioni richieste nei campi non contrassegnati da asterisco (*) sono facoltativi: se deciderà di non fornirli, non ci saranno conseguenze relativamente alla Sua partecipazione.
3. Per quale motivo trattiamo i Suoi Dati e in che modo: finalità e base giuridica del trattamento
I Dati sono trattati per le seguenti finalità:
a) registrarla e consentire la Sua partecipazione all’evento. I Dati da Lei forniti saranno oggetto di trattamento al fine di fornire il servizio richiesto ovvero per la gestione dell’evento, per l’esecuzione delle attività specifiche, ivi inclusi l’effettuazione di riprese audio-video e l’invio di comunicazioni, materiale e informazioni inerenti l’evento stesso (es. aspetti organizzativi; documentazione delle attività svolte, materiale informativo, evasione di specifiche richieste e segnalazioni inoltrate dall’interessato, ecc.). Per tale finalità i Dati sono assolutamente necessari per poter erogare i servizi e tutte le attività connesse, oltre che per rispettare le vigenti norme di legge, pertanto il mancato, parziale o inesatto conferimento dei Dati stessi comporta l’impossibilità di partecipare all’evento. La base giuridica del trattamento si può individuare negli obblighi contrattuali ed il consenso specifico dell’interessato (art. 6.1.(a), (b), (c));
b) per i trattamenti necessari ed indispensabili di carattere operativo, gestionale, contabile e di altra natura, in particolare alcuni Dati saranno utilizzati per le registrazioni e le comunicazioni obbligatorie per legge;
c) per la realizzazione e produzione, durante l’evento, di immagini fotografiche e video dell’evento per fini informativi e divulgativi. Per consentire la realizzazione e la divulgazione dei contenuti, si rende necessaria l’acquisizione di specifico consenso autorizzativo, ai sensi dell’art. 6.1. (a)) e delle altre norme che regolano la materia. Il consenso è da intendersi per l’utilizzo gratuito delle immagini e delle riprese video che potrebbero interessare i partecipanti in prima persona o in foto di gruppo;
d) adempiere ad obblighi di legge, regolamento, o normativa comunitaria; la base giuridica del trattamento per tali finalità è l’art. 6.1(c) del Regolamento;
e) per ottemperare ad eventuali richieste delle Autorità di vigilanza oppure a provvedimenti di altri enti, organismi o autorità pubbliche;
f) per inviare comunicazioni e informazioni inerenti l’attività dell’Associazione, notizie relative ai temi di interesse della stessa, la programmazione e lo svolgimento di eventi presentati da AIPARK, anche in collaborazione e partnership con soggetti terzi nonché per altre finalità commerciali e di marketing, anche mediante newsletter e mailing list. Il trattamento svolto per detta finalità è subordinato al Suo consenso. Il conferimento del consenso per detta finalità è facoltativo e non pregiudicherà in alcun modo la partecipazione all’evento. In qualsiasi momento potrà opporsi al trattamento o revocare il consenso secondo le modalità di cui alla presente informativa.
I Dati potranno comunque essere trattati, anche senza il suo consenso, per adempiere ad obblighi di leggi, regolamenti, normativa comunitaria, (art. 6.1.(c) del Regolamento), per effettuare statistiche sull’uso del Sito e garantirne la funzionalità (art. 6.1.(f) del Regolamento), per consentire all’Associazione di difendere i propri diritti in giudizio (artt. 6.1.(f) e 9.2.(f) del Regolamento) e per tutti i casi previsti dagli artt. 6 e 9 del Regolamento, ove applicabili.
4. Modalità di trattamento
I Dati personali sono immessi nel sistema informativo associativo nel pieno rispetto della normativa privacy applicabile, compresi i profili di sicurezza e confidenzialità ed ispirandosi ai principi di correttezza, liceità, minimizzazione e trasparenza del trattamento.
Tutti i Dati dell’utente sono trattati anche con strumenti cartacei ed informatici, telematici ed automatizzati comunque idonei a garantire sicurezza e riservatezza.
5. Periodo di conservazione
I Dati saranno conservati per il periodo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti; in ogni caso il criterio utilizzato per determinare tale periodo è improntato al rispetto dei termini consentiti dalle leggi applicabili e dai principi di minimizzazione del trattamento, limitazione di conservazione e di razionale gestione degli archivi.
6. Chi può accedere ai Dati
I Dati sono accessibili al personale del Titolare autorizzato al trattamento e ai collaboratori amministrativi, ai tecnici IT, al personale di audit e compliance ed agli altri soggetti e professionisti (tra cui Studio Commercialista, consulente legale o del lavoro, webmaster che gestisce i siti istituzionali, grafici, ecc) che fornendo beni o servizi, operano per conto del Titolare e necessitano di trattare i Dati nello svolgimento delle relative mansioni.
I suoi Dati potranno essere comunicati a soggetti terzi che collaborano con AIPARK per la realizzazione e l’organizzazione del presente evento e che svolgono attività funzionali all’esecuzione dell’evento stesso (es. professionisti esterni per riprese e registrazioni audio video, attività di comunicazione e marketing, società di ristorazione e catering, ecc.), nei limiti necessari allo svolgimento del loro incarico.
I Dati potrebbero essere comunicati, eventualmente anche in Paesi extra-UE (“Paesi Terzi”), a:
(i) istituzioni, autorità, enti pubblici per i loro fini istituzionali;
(ii) professionisti, collaboratori autonomi, anche in forma associata; soggetti terzi e fornitori di cui il Titolare si serve per la prestazione di servizi di natura commerciale, professionale e tecnica funzionali alla gestione del Sito e relative funzionalità (ad es. fornitori di servizi informatici e Cloud Computing);
(iii) eventuali organismi di vigilanza interni ed esterni all’Associazione;
(iv) la sua struttura sanitaria di appartenenza qualora prescritto dalle normative vigenti.
Tali soggetti riceveranno solo i Dati necessari alle relative funzioni e si impegneranno a usarli nel rispetto della Normativa Privacy applicabile.
Infine, i suoi Dati identificativi, le riprese audio video ed i suoi eventuali contributi potrebbero essere diffusi attraverso materiale divulgativo e informativo dell’Associazione, sia cartaceo che telematico, anche a mezzo internet, anche sui siti dell’Associazione, ovvero su canali social media, quali ad esempio Facebook, Instagram, Linkedin, YouTube etc.,
Fatta eccezione per quanto precede, i Dati non sono condivisi con terzi, persone fisiche o giuridiche, che non svolgono per il Titolare alcuna funzione di carattere commerciale, professionale e tecnico.
I soggetti che ricevono i Dati li trattano quali Titolari, Responsabili o autorizzati di trattamento, a seconda del caso, per le finalità sopra indicate e nel rispetto della Normativa Privacy applicabile.
Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei Dati verso Paesi Terzi, tra cui Paesi che potrebbero non garantire il medesimo livello di tutela previsto dalla Normativa Privacy applicabile, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà comunque secondo una delle modalità consentite dal Regolamento, quali ad esempio il Suo consenso, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei Dati, (es. EU-USA Privacy Shield) o operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea.
7. I Suoi Diritti
Contattando il Titolare ai recapiti sopra indicati Lei potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22. del Regolamento, come ad esempio conoscere l’elenco aggiornato dei soggetti che possono accedere ai Suoi Dati, ottenere conferma dell’esistenza o meno di Dati personali che La riguardano, verificarne contenuto, origine, esattezza, ubicazione (anche con riferimento ad eventuali Paesi terzi), chiederne copia, chiederne la rettifica e, nei casi previsti dalla legge vigente, la limitazione del trattamento, cancellazione, opposizione alle attività di contatto diretto (anche limitatamente ad alcuni mezzi di comunicazione). Allo stesso modo potrà sempre segnalare al Titolare osservazioni su specifici utilizzi dei Dati in merito a particolari situazioni personali ritenuti non corretti o non giustificati dal rapporto in essere o proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali. In qualsiasi momento potrà revocare il Suo consenso già prestato, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato anteriormente alla revoca del consenso.
LIBERATORIA PER L’USO DELL’IMMAGINE
Con riferimento alla normativa vigente in tema di diritto all’immagine e altri diritti connessi, si autorizza AIPARK – Associazione Italiana Operatori Sosta e Mobilità (“Associazione” o AIPARK), attraverso proprio personale o avvalendosi di professionisti esterni specializzati, all’effettuazione di riproduzioni, riprese e/o registrazioni fotografiche, video e/o audio della persona, su pellicola, nastro o qualsiasi altro supporto in occasione dell’evento di cui al modulo di iscrizione.
Con la sottoscrizione della presente liberatoria si autorizza inoltre AIPARK, attraverso proprio personale o avvalendosi di professionisti esterni specializzati, al successivo utilizzo e diffusione, anche parziale, delle riprese e registrazioni, alla loro duplicazione, modifica, trasmissione ed esposizione in pubblico, con qualsiasi strumento (quali, a titolo esemplificativo: filmati istituzionali, pubblicazione o diffusione occasionale di articoli, saggi, opuscoli e brochures informativi, presentazioni, pubblicazioni anche su siti internet e profili social, nonché su tutti i mezzi di comunicazione e/o informazione interni o esterni all’Associazione e nel corso di successivi eventi).
Tali immagini potranno essere proiettate in concomitanza allo svolgimento dello stesso evento e potranno essere temporaneamente e occasionalmente diffuse allo scopo di documentare le attività realizzate nonché corredare le presentazioni di resoconti informativi in ordine ai servizi ed alle attività presentate nel corso dell’evento (es. diffusione di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero anche nell’espressione artistica).
Le immagini potranno essere utilizzate nel loro insieme o nelle singole parti e componenti, anche attraverso montaggi, tagli ed adattamenti, senza limitazione alcuna, fatto salvo l’uso delle immagini medesime in contesti che possano arrecare pregiudizio alla dignità, alla reputazione e al decoro personale dell’interessato e dei suoi prossimi congiunti.
Dette riprese e registrazioni sono effettuate con modalità tali da rendere riconoscibili ed identificabili coloro che vi intervengono in qualità di relatori, organizzatori e partecipanti a qualunque titolo.
Con la sottoscrizione della presente liberatoria si rinuncia all’esercizio di qualsiasi diritto di approvazione degli usi descritti (nei limiti in cui tali usi non rechino pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro del sottoscritto) e si dichiara di non aver nulla a pretendere da AIPARK in merito all’utilizzazione dei filmati e del materiale audio/video/fotografico così come sopra indicato.
Rimane inteso che la realizzazione e l’utilizzo delle immagini sono da considerarsi effettuate in forma del tutto gratuita.
Con la sottoscrizione della presente liberatoria si prende inoltre atto e si accetta che l’Associazione non risponderà per eventuali illecite utilizzazioni delle immagini da parte di soggetti terzi, salvo il caso in cui dette utilizzazioni siano attribuibili a dolo o colpa grave di AIPARK.